Politique de gestion des données personnelles

1. Introduction


Le présent document a pour objectif d'expliquer comment Deedesk (ci-après "nous") collecte, utilise et conserve les données à caractère personnel (ci-après "les données") collectées sur le site https://www.deedesk.com (ci-après le "site internet"). Dans le cadre du présent document « Deedesk » vise la s.p.r.l. Deedesk enregistrée en Belgique sous le n° d'entreprise BE0636771445, ayant son siège social en Belgique, rue du Gazomètre 9A, à 6230 Pont-à-Celles.

Par "les données", nous visons ici toutes les données à caractère personnel vous concernant, c'est-à-dire toute information qui permet de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

Le traitement de vos données est soumis au respect des lois belges et du règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, dit « GDPR », et tout autre acte législatif les modifiant (ci-après "la réglementation en vigueur").

Le présent document en matière de protection des données décrit les utilisations qui sont faites ainsi que l’ensemble des droits dont vous disposez. Les conditions contractuelles applicables demeurent inchangées. Les dispositions contractuelles se référant à ce document ne concernent et ne s'appliquent qu'aux personnes physiques, conformément à la loi, et ce, même si ces dispositions visent un client personne morale.

Nous vous invitons à lire attentivement ce document afin de comprendre les pratiques en la matière. Celui-ci est régulièrement mis à jour. La version la plus récente est toujours disponible gratuitement sur le site internet https://www.deedesk.com.

Toute information générale sur la protection des données peut être obtenue auprès de l’Autorité de protection des données. Toute question relative au traitement de vos données que nous faisons peut être adressée par courrier à l’adresse de notre siège social, ou par email : [email protected].


2. Responsable de vos données

Nous sommes responsables du traitement de vos données. De ce fait, en ce qui concerne vos données, nous sommes votre interlocuteur et répondons devant les autorités de contrôle du respect de la réglementation en vigueur. Nous déterminons les finalités pour lesquelles vos données sont traitées, les moyens mis en œuvre et l'ensemble des caractéristiques du traitement, tels qu’expliqués dans le présent document.

Il peut arriver que nous intervenions comme sous-traitant et traitions vos données dans le cadre de prestations de services pour le compte d'autres entreprises ou organisations, en suivant les instructions de celles-ci et en se conformant à leurs propres directives. Dans ces cas, et sauf accord ou législation spécifique, ces partenaires sont seuls responsables du traitement de vos données.

3. Droits


Vous disposez pour toutes les finalités décrites dans le présent document des droits repris ci-après.

Vous pouvez exercer vos droits par une demande écrite datée, signée à envoyer soit par courrier postal à l’adresse de notre siège social, ou par email : [email protected]

Nous nous réservons le droit de prendre contact avec la personne qui en fait la demande afin de vérifier son identité. Lorsque nous agissons comme sous-traitant, la demande doit être adressée chez notre partenaire qui est le seul responsable du traitement des données, et qui prendra contact avec nous, au besoin.


3.1 Droit d’accès


Le droit d’accès implique notamment la possibilité de nous demander si nous traitons vos données; dans quels buts ces données sont traitées; les catégories de données traitées; les destinataires à qui elles sont communiquées.

Ce droit d'accès peut être soumis à certaines modalités particulières notamment lorsque vos données contiennent des informations relatives à d'autres personnes.


3.2 Droit de rectification

Si vous constatez que vos données sont inexactes ou incomplètes, nous mettrons tout en œuvre pour rectifier ou compléter ces données dans les meilleurs délais.


3.3 Droit d'effacement (« droit à l’oubli »)

En vertu du droit d’effacement, vous pouvez nous demander d’effacer vos données.

Dans certains cas, comme notamment pour respecter une obligation légale, et conformément au présent document, nous pourrons toutefois conserver des données qui sont, par exemple, nécessaires pour l'exécution de nos obligations contractuelles.


3.4 Droit à la portabilité de vos données

En vertu de ce droit, vous pouvez nous demander de vous transmettre vos données ou de les transmettre directement à un autre responsable du traitement, lorsque cela s'avère techniquement possible.


3.5 Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à l'usage de vos données lorsque celles-ci sont traitées notamment aux fins de nous permettre de poursuivre un intérêt légitime, d’un profilage fondé sur un intérêt légitime, de statistique ou de prospection.

Dans le cadre de la prospection et du marketing direct, nous demandons votre accord pour utiliser vos données afin de vous adresser des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnalisées (par le biais d’actions de marketing direct ou des newsletters électroniques). Vous avez le droit, si vous ne souhaitez plus recevoir de communications, de vous opposer au traitement de vos données, le cas échéant, pour certains types de communication, en supprimant les options sélectionnées.

Vous ne pouvez en aucun cas empêcher le traitement de vos données lorsque cela est nécessaire, notamment, pour conclure ou exécuter un contrat ou si le traitement a été imposé par la loi ou un règlement.


3.6 Droit à la limitation du traitement

Conformément à la réglementation en vigueur, vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données, notamment:

  • Lorsque vous avez contesté l'exactitude de vos données et que nous devons le vérifier ;

  • Lorsque le traitement est illicite et que vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation;

  • Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice;

  • Lorsque vous vous êtes opposé au traitement basé sur un intérêt légitime et que nous devons vérifier si les motifs des intérêts légitimes que nous poursuivons prévalent sur les vôtres.


Lorsque vos données peuvent ou doivent être conservée et sont couvertes par un traitement limité, elles ne peuvent dès lors être traitées

  • qu'avec votre consentement,

  • ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice,

  • ou encore pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale.



4. Utilisation des données collectées

Nous pouvons être amenés à traiter des renseignements, données et informations de toute nature, fournis par vous ou par des tiers, dans la mesure nécessaire ou utile pour l'exercice de nos activités.


4.1 Types de données

Nous utilisons notamment les données suivantes aux fins suivantes:


Type de données
Exemple de données
Fin d'utilisation
Identification
Nom et prénom, adresse et localité
Nous avons besoin de connaître votre identité, pour traiter vos contrats.
Adresse email
Nous utilisons votre adresse email pour pouvoir, le cas échéant, vous confirmer l’achat d’un produit, vous informer sur le traitement d'une commande, vous communiquer de l'information en fonction de vos souscriptions, ou lorsque la règlementation nous y oblige.
Numéro de téléphone
Nous conservons votre numéro de téléphone pour pouvoir vous joindre dans le cadre de l'organisation d'un évènement, d'un rendez-vous commercial, ou dans le cadre du traitement d'un contrat.
Profilage
Cookies tiers

Centres d'intérêt

Données financières
Données de paiement
Par exemple, lorsque vous achetez via ou directement sur le site, vos données de paiement sont nécessaires afin de pouvoir finaliser et valider votre achat.
Données de connexion
Adresse IP
Afin de vous reconnaître sur internet, nous avons besoin de votre adresse IP. Grâce à cette adresse, nous pouvons retenir vos préférences et vous offrir un service personnalisé.
Autres données



4.2    Fins d’utilisation des données (Finalités)

Vos données sont collectées afin de prendre des actions dans votre intérêt (a) ou, dans certains cas, dans notre intérêt (b).


(a)    POURSUITE DE VOS INTÉRÊTS


De manière générale, nous utilisons vos données dans les cas suivants :

  • Pour prendre toutes les mesures nécessaires à la conclusion du contrat et à son exécution (i) ;

  • Pour l’envoi de communication électronique (ii).


(i)    Conclusion et exécution d’un contrat de vente

Avant la conclusion d’un contrat, nous devons obtenir et traiter certaines données, afin notamment de :

  • Répondre à une demande de votre part ;

  • Donner suite à une demande, estimer l’opportunité et, évaluer les risques liés à un éventuel contrat ;

  • Relancer une demande d’informations ;

  • Attirer votre attention lorsque vous n’avez pas finalisé le processus de conclusion d’un contrat ;

  • Vous assister dans le processus d'inscription en ligne, dans la fourniture d'informations et dans la conclusion du contrat.


Lorsque nous ne sommes pas en mesure de traiter des demandes d'adhésion ou des demandes relatives à des produits ou services particuliers, sans obtenir au préalable de votre part certaines données (telles des pièces justificatives, des coordonnées de contact, etc.), nous vous le signalons et nous nous réservons le droit de ne pas donner suite à une demande dans l'attente des renseignements demandés.

Pour les contrats en cours et l’exécution des contrats conclus, nous mettons en œuvre un certain nombre de processus et d'opérations de traitement des données, de nature diverse, y compris afin de tenir compte des obligations générales d’ordre administratives et comptables.

Dans ce contexte, vos données peuvent être transmises en interne à travers différents services, y compris ceux qui ne sont pas directement chargés de la relation avec vous ou de l'exécution d'un contrat particulier. De même, les échanges d'information avec vous dans le cours de l'exécution des contrats peuvent être effectués au moyen de différents canaux de communication, notamment les services en ligne mis à votre disposition.

Suite à la conclusion d’un contrat, nous utilisons vos données pour :

  • La gestion de votre commande, l'envoi des oeuvres / produits et la prestation de services ;

  • La gestion de la relation avec vous et les personnes que vous avez éventuellement désignées.


(ii)    Envoi de communications électroniques

Nous pouvons traiter vos données de contact électronique, à savoir votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail, afin de vous adresser des informations, le cas échéant personnalisées, par le biais:

  • De newsletters ;

  • D’actions de marketing direct ou de prospection.


Dans ce cas, nous demandons au préalable votre consentement qui fait alors l'objet d'une demande spécifique et non-ambigüe, précédée d'une information claire et compréhensible et que vous pouvez retirer à tout moment. Ainsi, par exemple, dans le cadre de l’envoi des newsletters, vous pourrez cliquer sur le lien « Se désinscrire » situé en bas de la newsletter électronique qui vous est envoyée.


(b)    POURSUITE DE NOS INTÉRÊTS

Vos données sont également traitées afin de nous permettre de réaliser certains objectifs qui constituent des intérêts légitimes, à savoir notamment : 

  • Préparer des études, des modèles (de risques, marketing,…) et de statistiques, en recourant à des techniques d’anonymisation et/ou de pseudonymisation des personnes concernées ;

  • Suivre les activités (mesures de ventes, nombre d’appels téléphoniques, nombre de visiteurs sur le site, etc.) ;

  • La constatation, l’exercice, la défense et la préservation de nos droits et des personnes que nous représentons éventuellement, par exemple lors de procédures de recouvrement ou de litiges ;

  • Procéder à l'analyse des résultats des activités de marketing et campagnes, afin de mesurer l'efficacité de celles-ci et en vue de vous offrir des solutions pertinentes.

Dans tous les cas, nous surveillons que le traitement des données soit toujours nécessaire aux fins d’intérêts légitimes que nous poursuivons et veillons à conserver un juste équilibre entre les nécessités de traiter ces données et les respect de vos droits et libertés, dont la protection de la vie privée.


4.3    Communication des données

Dans le cadre des finalités mentionnées dans le présent document, nous sommes parfois amenés à communiquer vos données

  • (a) au sein de Deedesk

  • (b) ou en dehors

  • (c) ainsi qu’en dehors de l’Espace Economique Européen.

(a)    AU SEIN DE DEEDESK

Nous traitons vos données avec le plus grand soin et ne les partageons au sein de Deedesk qu'en vue de vous offrir les meilleurs services dans le cadre de l'exécution de votre contrat.


(b)    EN DEHORS DE DEEDESK

Dans certains cas, nous chargeons nos partenaires et fournisseurs d'acheminer la marchandise ou du matériel directement à l'adresse que vous nous avez indiqué pour la réalisation de votre commande, et à la personne de contact, si vous en avez indiqué une.

Par ailleurs, nous pouvons faire appel à des entreprises spécialisées qui nous aident dans:

  • La conception et la maintenance de nos outils informatiques ;

  • La commercialisation de nos activités, l'organisation d'évènements et la gestion des communications avec la clientèle ;

  • La préparation de rapports et de statistiques, l'impression de documents et la conception de ses produits ;

  • L’exécution, la gestion et le contrôle des opérations, en ce compris le reporting, le support et la sécurité informatique ou la fourniture de services et produits spécifiques.



(c)    EN DEHORS DE L'ESPACE ECONOMIQUE EUROPÉEN (EEE)

Nous nous efforçons de conserver vos données au sein de l'EEE. Nous pouvons être amenés à devoir transférer vos données vers des pays en dehors de l'EEE (pour les mêmes raisons évoquées au point 4.3.b), également vers des pays qui n’offriraient pas un niveau de protection suffisant selon les critères définis par l’Union européenne. Dans tous les cas, nous communiquons uniquement les données nécessaires pour l'exécution du contrat de vente et en fonction des instructions spécifiques de votre part.

Dans les cas repris ci-dessus aux points (a), (b) et (c), nous veillons à ce que les tiers n'aient qu'un accès limité aux données qui sont strictement nécessaires pour mener à bien les tâches spécifiques requises. Nous veillons également à ce que les tiers s'engagent à utiliser les données de manière sécurisée et confidentielle, et les utilisent conformément à nos instructions.

En dehors de ces hypothèses, toutes les données collectées ne seront jamais communiquées à des tiers sans votre autorisation explicite.


5.    Conservation des données

De manière générale, nous veillons à conserver vos données pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont obtenues ou pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement.

Nous distinguons une période de rétention et une période d'archivage au-delà desquelles, vos données personnelles sont soit effacées, soit anonymisées.


5.1    Période de rétention

La période de rétention est la période maximale d'utilisation de vos données pour un traitement à des fins spécifiques.

En règle générale, l’ensemble des données est conservé tout au long de la relation contractuelle ou pour autant qu’il existe, comme repris dans le présent document, un consentement pour des finalités déterminées ou un intérêt légitime.

 

5.2    Période d’archivage

La période d'archivage répond aux obligations légales et fiscales ainsi qu'à la nécessité juridique de conserver vos données au-delà de la période de rétention, et ce à des fins de preuve ou pour répondre à des demandes d'information des autorités compétentes.


6.    Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires en vue d’assurer la confidentialité des traitements portant sur les données qui vous concernent.

Les échanges portant sur des données comportant des informations financières (numéro de carte de crédit, par exemple), transitent par un canal sécurisé utilisant des mécanismes de chiffrement. Ces mécanismes reposent sur l’octroi d’un certificat par un organisme internationalement reconnu.

Des mesures de protection techniques et organisationnelles telles que notamment  les anti-virus, les pare-feux, les contrôles d’accès, la sélection rigoureuse du personnel et des fournisseurs sont mises en place en vue d’éviter et de détecter des accès, pertes ou divulgations inappropriés de vos données.

Dans l’éventualité improbable et malheureuse où vos données sous notre contrôle devaient être compromises en raison d'une violation de la sécurité de l'information, nous agirons rapidement afin d’identifier la cause de cette violation et prendrons les mesures de remédiation adéquates. Si nécessaire, conformément à la loi en vigueur, nous vous informerons de cet incident.

7.    Introduction d’une plainte relative au traitement de vos données

En cas de conflit concernant le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter au moyen des canaux suivants :

  • Par courrier :

    rue du Gazomètre 9A
    Pont-à-Celles
    6230 Belgique

  • Par email à l’adresse   [email protected]


Vous pouvez également soumettre une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données soit par courrier postal rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, soit par courrier électronique à l'adresse [email protected], soit par téléphone au +32 2 274 48 00.

8.    Utilisation de Cookies

Notre site utilise des cookies en vue de faciliter l’utilisation et d’en améliorer la navigabilité. Les cookies sont de petits fichiers informatiques inoffensifs placés sur le disque de votre ordinateur afin notamment de permettre à nos sites de vous reconnaître et d’adapter le contenu du site et de nos emails à vos préférences (par exemple afin de vous éviter de devoir opérer un choix de langue à chaque visite).


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